3.9. Рассылка писем

Категория: 3. Операции с документом
Опубликовано 27.08.2011 09:42
Автор: Шитов В.Н.
Просмотров: 1962

Программа позволяет быстро вставить данные из одного документа приложения в другой документ этого же приложения и манипулировать данными сразу из двух документов. Под приложением мы будем понимать все программы, входящие в комплекс LibreOffice.org. Поэтому один документ мы создадим в программе Calc (Рис. 1) (аналог Microsoft Excel), а другой документ будет создавать в текстовом редакторе Writer.

Исходные данные в LibreOffice.org Calc

Рис. 1. Исходные данные в LibreOffice.org Calc

Заполните таблицу своими данными, но с указанными столбцами. Сохраните таблицу под именем "Таблица" в родном формате ODS. Закройте этот электронный документ вместе с приложением. Запустите программу Writer. В документе не нужно ничего вводить. Все данные мы будем или импортировать из созданной ранее таблицы, или создавать специальные шаблонные фразы, применяемые ко всем записям.

Наша цель следующая — разослать всем лицам, указанным в таблице, письма. Мы можем из списка исключить тех, кому мы не хотим отослать письмо.

Выполните команду СервисРассылка писем. После этого запускается Мастер по созданию рассылок на шаге 1 (Рис. 2).

Выбор начального документа

Рис. 2. Выбор начального документа

Самый оптимальный вариант — использовать текущий документ. Пользователь может, конечно, забыть создать новый документ. Но скорее, теоретическая возможность, чем практическая. Кроме этого можно организовать рассылку писем на основе существующего шаблона, если он имеется. Поэтому мы выбираем вариант Использовать текущий документ. Нажмите на кнопку Далее. После этого открывается второй шаг Мастера (Рис. 3).

Выбор типа документа

Рис. 3. Выбор типа документа

На втором шаге определяется, какие письма мы хотим создать: бумажные или электронные. Для того, чтобы отправить письма по почте у нас имеются почтовые адреса наших клиентов (агентов, должников, сотрудников и т. д.). Чтобы отправить электронные письма у нас имеются электронные адреса. В нашем примере мы выбираем бумажные письма, то есть вариант Письмо. Нажмите на кнопку Далее. После этого открывается третий шаг Мастера (Рис. 4).

Вставка блока адреса

Рис. 4. Вставка блока адреса

Внешний вид Вашего окна при первом запуске будет другой: будет доступна кнопка справа от пункта 1. При следующих запусках вид будет примерно как на рисунке (Рис. 4). Нажмите на эту кнопку. После этого открывается окно Выбор списка адресов (Рис. 5). Нажмите на кнопку Добавить и выберите созданную нами раньше таблицу. Напоминаю, чтобы усложнить задачу, мы создали эту таблицу с помощью электронных таблиц Calc. В эту таблицу будут попадать все таблицы с данными, хотя бы раз здесь указанные. Когда таблиц будет несколько нужно будет просто выделить в списке нужную таблицу и нажать на кнопку ОК.

Выбор таблицы с исходными данными

Рис. 5. Выбор таблицы с исходными данными

Программа возвращается в окно шага 3 Мастера (Рис. 4). Если на бланке письма нужно вставить блок адреса, то установите флажок в опции Документ должен содержать блок с адресом (было бы странным, если бы на письме мы этот блок не установили). После этого становятся доступными параметры в пункте 2. Опция Подавлять вывод строк с пустыми полями предписывает не создавать писем для пустых строк в таблице. Например, был сотрудник, но уволился, и мы удалили данные по нему в нашей исходной таблице. Письмо такому человеку отправлено не будет. Нажмите на кнопку Еще. В открывшемся после этого окне предлагается несколько вариантов блока адреса: то есть как располагать элементы с данными в блоке адреса. Если один из вариантов понравился, то выделите его и нажмите на кнопку ОК. Если ни один из вариантов не понравился, то можно создать собственный вариант блока адреса. Для этого нажмите на кнопку Создать. После этого открывается окно Новый блок с адресом (Рис. 6).

Рис. 6. Выбор элементов адреса

Рис. 6. Выбор элементов адреса

Выделите элемент адреса в списке Элементы адреса и нажмите на кнопку Добавить к адресу (). Если добавить еще один элемент, то он встанет в этой же строке в "хвост" предыдущему элементу. Если элемент нужно расположить на следующей строке, то просто щелкните по пустой строке и там начнет мигать курсор, приглашая ввести данные. Если элемент был добавлен случайно, то выделите этот элемент и нажмите на кнопку Удалить из адреса (). Если элемент нужно переместить в одном их 4-х направлений, то выделите этот элемент и нажимайте одну из 4-х кнопок со стрелками, расположенные в правой части окна. На панели Просмотр будут выводиться данные, как они будут выглядеть в адресе. Например, видно, что после имени нужно ввести пробел, иначе имя сольется с фамилией. Для этого между  Программа импортная и отчества здесь не предлагается. После определения всех параметров нажмите на кнопку ОК. Еще раз нажмите на кнопку ОК. Программа возвращается в окно шага 3 Мастера (Рис. 4).

Нажмите на кнопку Поля справа от пункта 3. После этого открывается окно Подбор полей (Рис. 7). Это один из самых ответственных моментов: здесь связываются поля в блоке адреса с конкретными столбцами из нашей исходной таблицы, созданной нами в Calc.

Связывание полей

Рис. 7. Связывание полей

Если Вы хотите связать элемент адреса с именем столбца, то откройте список справа от имени элемента адреса и выберите там имя столбца. Если столбец выбран, то справа (столбец Просмотр) появляется имя выбранного столбца. Если элемент адреса не будет выбран, то он в адрес не попадет. Например, элемент Обращение нет никакого смысла брать из исходной таблицы данных, так как в следующем шаге Мастера мы как раз и будем это определять для всех клиентов. После определения всех полей нажмите на кнопку ОК. Программа возвращается в окно шага 3 Мастера (Рис. 4). Очень хочется посмотреть, что же мы все-таки создали и что с чем связали. Если очень хочется, то уже можно посмотреть: над кнопкой готово находятся 2 треугольные кнопочки. Понажимайте их и увидите, что данные действительно изменяются. А так как настроение после этого сразу поднимается, то нажмите на кнопку Далее для перехода в следующий (четвертый) шаг Мастера (Рис. 8).

Создание приветствия

Рис. 8. Создание приветствия

Определение текста приветствия

Рис. 9. Определение текста приветствия

На этом шаге определяется приветствие нашему корреспонденту. Без приветствия письмо обычно не отправляют. Поэтому установите флажок в опцию Персональное приветствие. В полях Для женщины и Для мужчины определяется, как мы будем обращаться к представителям разных полов. Если обращение Вам не нравится, то его можно изменить. Для этого нажмите на кнопку Создать для обращения тому или иному полу (Рис. 9). Окно очень похоже на окно, изображенное на рисунке (Рис. 6). Поэтому как выбирать поля (Фамилию, Имя и т. д.) мы не будем. Например, мы выбрали поля: Приветствие, Фамилия, Имя. Выделите в списке 1. Перетащите... приветствие. Сразу после этого становится доступным поле 2. Персонализировать приветствие. Сюда запишите текст приветствия. Например, "Сударыня" или "Высокоуважаемая". Только без кавычек. В поле Просмотр выводится полная наша приветственная конструкция. Не обращайте внимания, что там может быть такой текст: "Глубокоуважаемая Иванов Иван". Это всего лишь шаблон, не более того. Для вставки пробела вставьте элемент Знак препинания, выделите его и в поле Персонализировать приветствие введите пробел. Все обращения, которые мы создавали потом запоминаются и их всегда можно извлечь, не создавая новых конструкций. Нажмите на кнопку ОК. После этого программа возвращается на 4-ый шаг Мастера. Создайте приветствие для другого пола.

Мы объяснили программе, как нужно обращаться к женщинам и мужчинам, но объяснили, как отличать одного от другого (или от другой). Для этого то столбец Пол мы и создавали в нашей исходной таблице. В поле Имя поля выберите столбец исходной таблицы, в которой обозначены признаки пола ("м" и "ж", только без кавычек). В поле Значение укажите, как в этом столбце обозначены женщины (ж). Нажмите на кнопку Далее для перехода в следующий (пятый) шаг Мастера (Рис. 10).

Настройка разметки

Рис. 10. Настройка разметки

Здесь определяется местоположение адресного блока в письме. Ошибаться здесь нельзя: если потом захотите вернуться, то доступными будут все шаги Мастера, кроме этого. Нажмите на кнопку Далее для перехода в следующий шаг Мастера (Рис. 11).

Создание исключений

Рис. 11. Создание исключений

В этом шаге можно создать исключения: кому персонально мы не хотим посылать письмо. Для этого прокрутите список номеров клиентов ( с помощью кнопок < и >) и установите флажок в опцию Исключить получателя. Нажмите на кнопку Далее для перехода в следующий шаг Мастера. В седьмом шаге Мастера можно корректировать исходные данные, если это необходимо.  Нажмите на кнопку Далее для перехода в следующий шаг Мастера (Рис. 12).

Сохранение писем или данных

Рис. 12. Сохранение писем или данных

Пока один из вариантов сохранения не будет выполнен, кнопка Готово не будет доступна. Сохраните письма и нажмите на кнопку Готово.